Inhaltsverzeichnis
Warum Projektstarts scheitern und wie klare Anforderungen das Problem lösen.
Der Auftrag ist gewonnen & das Chaos macht sich breit
Daniel, der Kunde, freut sich.
Martin aus dem Vertrieb hakt das Projekt innerlich ab und gibt es „ins Team“.
Martin aus dem Vertrieb hakt das Projekt innerlich ab und gibt es „ins Team“.
Kurze Zeit später kommt die erste Frage aus dem Projektteam:
„Was genau wurde eigentlich verkauft?“
„Was genau wurde eigentlich verkauft?“
Die Antwort folgt knapp:
„Ich dachte, das wäre klar, es steht doch im Angebot.“
„Ich dachte, das wäre klar, es steht doch im Angebot.“
Rückfragen entstehen. Erst per Mail. Dann im Chat. Später zwischen Tür und Angel.
Mehrere Personen fragen, teilweise nach denselben Informationen.
Martin gibt die Fragen an Daniel weiter.
Mehrere Personen fragen, teilweise nach denselben Informationen.
Martin gibt die Fragen an Daniel weiter.
Daniel ist verwundert. Er dachte, das Projekt sei längst gestartet.
Erste Zweifel machen sich breit. Der Projektstart verzögert sich.
Erste Zweifel machen sich breit. Der Projektstart verzögert sich.
Schließlich erhält das Team die nötigen Antworten auf kurzem Dienstweg über Martin und beginnt mit der Umsetzung. Nach einigen Tagen sind erste Themen umgesetzt und neue Fragen tauchen auf.
Martin möchte den Kunden nicht erneut „nerven“ und ihm nicht das Gefühl geben, dass intern Chaos herrscht. Das Team trifft eigene Annahmen, um weiterarbeiten zu können.
Später müssen diese Annahmen korrigiert werden, weil das Projekt nicht so umgesetzt wurde, wie Daniel es erwartet hat.
Das Team arbeitet länger als geplant und ist unzufrieden mit der Übergabe durch den Vertrieb. Martin hat Zeit in Rückfragen verloren und ist frustriert, weil er den Kunden mehrfach vertrösten musste.
Der Kunde spürt das Chaos.
Er ist unzufrieden, weil das Projekt deutlich länger gedauert hat als vereinbart.
Er ist unzufrieden, weil das Projekt deutlich länger gedauert hat als vereinbart.
Das eigentliche Problem: die Kommunikation
Es gab nie ein gemeinsames Verständnis darüber,
welche Anforderungen an das Projekt bestehen.
welche Anforderungen an das Projekt bestehen.
Die Lösung: Eine klare Anforderungsbeschreibung
Eine gute Anforderungsbeschreibung kann je nach Branche und Unternehmensstruktur unterschiedlich aussehen.
Was jedoch immer gleich bleibt: Sie muss klar, vollständig und für alle Beteiligten verständlich sein.
Was jedoch immer gleich bleibt: Sie muss klar, vollständig und für alle Beteiligten verständlich sein.
Vor jedem Projektstart sollte das Projektteam eindeutig wissen:
Rahmen & Zeit
- Wann startet das Projekt?
- Wann soll es abgeschlossen sein?
- Wie viel Zeit steht insgesamt zur Verfügung?
Beteiligte & Verantwortung
- Wer ist intern am Projekt beteiligt?
- Wer trägt welche Verantwortung?
- Wer ist Ansprechperson für den Kunden?
Ressourcen & Voraussetzungen
- Welche Kompetenzen sind notwendig – und sind diese intern vorhanden?
- Welche Ressourcen werden benötigt (Material, Tools, Zugänge)?
- Gibt es Abhängigkeiten oder Risiken zum Start?
Ziele & Inhalte
- Was ist das konkrete Ziel des Projekts? → idealerweise SMART formuliert
- Welche Inhalte sind Teil des Projekts – und welche nicht?
Ablauf & Abstimmung
- Welche Meilensteine gibt es?
- Wann finden Abstimmungen und Meetings mit dem Kunden statt?
- Welche Zwischenergebnisse werden wann präsentiert?
- Wie häufig gibt es Feedback vom Kunden?
- Wie viele Anpassungsschleifen sind vorgesehen?
Checkliste zum Download
Hier kannst du dir eine kostenlose Checkliste, für einen erfolgreichen Projektstart, als pdf herunterladen.
Weitere Stellschrauben für saubere Projektstarts
- Kontinuierliche Verbesserung (KVP)
- Klar strukturierte Kick-off-Termine
- Verständliche Projekt- und Ressourcenpläne
- Regelmäßige, kurze Stand-ups im Projektteam
- Klare Prozessbeschreibungen an Schnittstellen
Einfach. Strukturiert. Ohne Umwege.
Du stehst vor ähnlichen Herausforderungen?
Lass uns in einem kostenfreien Kennenlerntermin klären, wo Ihr steht und welche nächsten Schritte sinnvoll sind.